REGES-ONLINE: înregistrarea salariaților, termene și amenzi

Situația legislativă la: 1 noiembrie 2026

Registrul general de evidență a salariaților este documentul prin care statul află, înainte de prima zi de muncă, cine lucrează pentru dumneavoastră, pe ce post și cu ce salariu. Registrul se ține în aplicația REGES-ONLINE, pusă la dispoziție de Inspecția Muncii, iar regulile de completare sunt stabilite de Hotărârea Guvernului nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților - REGES-ONLINE, publicată în Monitorul Oficial nr. 279 din 31 martie 2025. Termenele de tranziție din hotărâre (înregistrarea angajatorilor în noul registru și abrogarea Hotărârii Guvernului nr. 905/2017, care reglementa vechiul registru) au fost prelungite până la 31 decembrie 2025 prin Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 46/2025. La 1 noiembrie 2026, pagina actului pe portalul legislatie.just.ro nu afișează modificări ale textului hotărârii.

Mai jos găsiți obligațiile, termenele și sancțiunile, așa cum rezultă din Codul muncii și din HG nr. 295/2025. Despre conținutul contractului individual de muncă, citiți ghidul nostru dedicat: Contractul individual de muncă.

Cine are obligația și pe ce temei

Codul muncii (Legea nr. 53/2003) obligă fiecare angajator să înființeze registrul general de evidență a salariaților (art. 34 alin. (1)) și să opereze înregistrările prevăzute de lege (art. 40 alin. (2) lit. g)). Registrul se completează și se transmite inspectoratului teritorial de muncă în ordinea angajării (art. 34 alin. (3)). Contractul individual de muncă se înregistrează în registru înainte de începerea activității, iar registrul se transmite inspectoratului cel târziu în ziua anterioară începerii activității (art. 16 alin. (2)).

HG nr. 295/2025 precizează modul de lucru:

• registrul se înființează în formă electronică și se completează pe platforma informatică a Inspecției Muncii (art. 4 alin. (1));
• datele se completează în ordinea cronologică a încheierii, modificării, suspendării și încetării contractelor (art. 3 alin. (2));
• angajatorul completează și transmite datele cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către primul salariat (art. 7).

Dreptul și obligația de completare aparțin exclusiv angajatorului (art. 3 alin. (4)). Datele sunt introduse de unul sau mai mulți salariați desemnați prin decizie scrisă (art. 3 alin. (5)).

Externalizarea către un prestator

Angajatorul poate contracta serviciul de completare și transmitere cu un prestator (art. 3 alin. (6)). Câteva reguli contează în practică:

• prestatorul nu poate subcontracta serviciul (art. 3 alin. (8));
• angajatorul transmite în registru datele prestatorului și ale contractului de prestări servicii în 3 zile lucrătoare de la încheierea, respectiv încetarea acestuia (art. 3 alin. (9) și (10));
• externalizarea nu îl exonerează pe angajator: răspunderea pentru completare, transmitere și corectitudinea datelor rămâne exclusiv a lui (art. 3 alin. (11) și (12)).

Concret, dacă prestatorul greșește sau întârzie, amenda se aplică angajatorului. Recomandăm un contract cu prestatorul care să prevadă termene interne mai scurte decât cele legale și o verificare lunară a datelor din aplicație.

Ce date se transmit

Art. 4 alin. (2) din HG nr. 295/2025 enumeră, fără caracter limitativ, datele obligatorii. Printre cele importante:

• datele de identificare ale angajatorului și ale salariatului (inclusiv CNP, cetățenia și țara de proveniență);
• pentru persoanele cu dizabilități, gradul, tipul de handicap și durata certificatului;
• data încheierii contractului, numărul acestuia și data începerii activității;
• funcția sau ocupația conform Clasificării ocupațiilor din România;
• tipul și durata contractului (nedeterminată sau determinată);
• locul de muncă (fix sau mobil), durata timpului de muncă și repartizarea acestuia;
• salariul de bază lunar brut, indemnizațiile, sporurile și alte adaosuri;
• datele utilizatorului, la munca prin agent de muncă temporară;
• transferul, detașarea (inclusiv detașarea transnațională sau într-un stat din afara UE și SEE);
• perioada și cauzele suspendării și data încetării suspendării;
• data și temeiul legal al încetării contractului.

Termenele de transmitere

Art. 5 din HG nr. 295/2025 stabilește termene diferite, în funcție de eveniment. Tabelul de mai jos le rezumă.

Două observații practice. Încetarea contractului nu are un termen de câteva zile după eveniment, cum afirmă unele materiale mai vechi: datele se transmit cel târziu la data încetării. Erorile nu au nici ele un termen de grație de câteva zile: corecția se face la data la care ați aflat de greșeală.

Amenzile

Sancțiunile se găsesc în două acte. Codul muncii stabilește amenzile cele mai mari, iar HG nr. 295/2025 pe cele pentru restul obligațiilor. Constatarea și aplicarea lor revin inspectorilor de muncă (art. 260 alin. (2) din Codul muncii și art. 9 alin. (7) din HG nr. 295/2025).

Din Codul muncii (art. 260 alin. (1)):

• primirea la muncă fără contract individual de muncă încheiat în formă scrisă: amendă de 40.000 lei pentru fiecare persoană, fără a depăși cumulat 1.000.000 lei (lit. e), în forma dată de Legea nr. 239/2025);
• primirea la muncă fără transmiterea elementelor contractului în registru cel târziu în ziua anterioară începerii activității: 20.000 lei pentru fiecare persoană, maximum 200.000 lei cumulat (lit. e^1));
• primirea la muncă a unui salariat al cărui contract este suspendat: 20.000 lei pentru fiecare persoană, maximum 200.000 lei (lit. e^2)).

Pentru faptele de la lit. e)-e^2), inspectorul dispune și sistarea activității locului de muncă controlat (art. 260 alin. (4)). Activitatea se reia numai după plata amenzii și remedierea deficiențelor (alin. (5)); reluarea cu încălcarea acestor condiții este infracțiune (alin. (6)).

Din HG nr. 295/2025 (art. 9):

• netransmiterea la termen a datelor de angajare, când există dovada executării contractului (muncă prestată, salariu plătit și declarat la ANAF în termen): 3.000-5.000 lei pentru fiecare persoană (alin. (2) lit. a));
• netransmiterea transferului: 5.000-8.000 lei (alin. (2) lit. b));
• netransmiterea detașării sau a suspendării: 3.000-5.000 lei pentru fiecare situație (alin. (2) lit. c)-e));
• netransmiterea la termen a modificărilor: 5.000-8.000 lei (alin. (3));
• completarea registrului cu date eronate sau incomplete: 3.000-6.000 lei (alin. (4) lit. a));
• nepăstrarea dosarului personal la sediu: 3.000-6.000 lei (alin. (5));
• neeliberarea documentelor cerute de salariat: 3.000-5.000 lei (alin. (6)).

Dosarul personal și documentele pentru salariat

Angajatorul întocmește un dosar personal pentru fiecare salariat și îl păstrează la sediu sau la sediul secundar care are competența de angajare (art. 8 alin. (1) din HG nr. 295/2025). Dacă părțile au semnat electronic, dosarul se ține în format electronic (alin. (2)). Dosarul cuprinde cel puțin actele necesare angajării, contractul, actele adiționale, actele de modificare, suspendare și încetare, actele de studii și orice document care dovedește corectitudinea înregistrărilor (alin. (3)).

Salariatul și fostul salariat au drepturi concrete:

• copii certificate ale documentelor din dosar, în 15 zile lucrătoare de la cererea scrisă (art. 8 alin. (4) și (5));
• la încetarea activității, o adeverință privind activitatea, durata, salariul și vechimea, plus un extras din registru (alin. (6));
• la cerere, o adeverință care atestă aceste date, în cel mult 15 zile lucrătoare (alin. (7)).

Codul muncii adaugă accesul online: salariații și foștii salariați pot vizualiza, descărca și tipări datele care îi privesc și pot genera un extras din registru (art. 34 alin. (5^1)). Vechimea poate fi dovedită și cu acest extras, în condițiile stabilite prin hotărâre a Guvernului (art. 34 alin. (5^2)). Refuzul angajatorului de a elibera documentul prevăzut la art. 34 alin. (5) se sancționează cu amendă de 300-1.000 lei (art. 260 alin. (1) lit. b)).

Angajatorul în insolvență sau care își încetează activitatea

Când angajatorul își încetează activitatea, registrul se depune la autoritatea publică competentă de la sediul sau domiciliul acestuia (art. 34 alin. (6) din Codul muncii). În insolvență, faliment sau lichidare, administratorul ori lichidatorul judiciar eliberează salariaților, în cel mult 60 de zile calendaristice, documentul care atestă activitatea și transmite în registru încetarea contractelor (art. 34 alin. (6^1)).

Contestarea hotărârii în instanță

HG nr. 295/2025 a fost atacată în contencios administrativ, iar presa de specialitate a relatat în 2026 hotărâri de anulare pronunțate în primă instanță. O hotărâre de anulare a unui act administrativ normativ produce efecte numai după ce rămâne definitivă și este publicată în Monitorul Oficial. Până atunci, recomandarea noastră este să aplicați HG nr. 295/2025 integral. Obligația de evidență are oricum temei direct în Codul muncii (art. 16 alin. (2) și art. 34), iar amenzile cele mai mari (art. 260) nu depind de hotărârea Guvernului.

Listă de verificare pentru angajatori

Când este util un avocat

Recomandăm o analiză juridică atunci când ați primit un proces-verbal de constatare a contravenției sau o măsură de sistare a activității, când pregătiți o reorganizare, un transfer de întreprindere ori detașări în străinătate, sau când datele din registru nu corespund documentelor din dosarul personal. Procesul-verbal poate fi contestat în termenul prevăzut de legea contravențiilor, așa că verificați data comunicării imediat ce îl primiți.

Acest articol are caracter de informare generală și nu reprezintă consultanță juridică pentru un caz anume. Pentru o analiză a situației dumneavoastră, ne puteți scrie la