VIES: verificarea codului de TVA intracomunitar, pas cu pas

Ce este VIES și la ce folosește

VIES (VAT Information Exchange System) este sistemul Comisiei Europene prin care se poate verifica dacă un număr de TVA atribuit într-un stat membru al Uniunii Europene este valid pentru operațiuni transfrontaliere în interiorul UE. Verificarea se face gratuit, pe pagina oficială a Comisiei Europene: ec.europa.eu/taxation_customs/vies.

VIES nu este o bază de date proprie a Comisiei. La fiecare interogare, sistemul consultă în timp real baza de date națională a statului membru care a atribuit codul. Dacă administrația fiscală a acelui stat nu răspunde temporar, rezultatul poate fi o eroare tehnică, nu un cod invalid.

Pentru o firmă din România, verificarea în VIES este importantă în special în trei situații:

• livrați bunuri către un client înregistrat în scopuri de TVA în alt stat membru și doriți să aplicați scutirea pentru livrarea intracomunitară;
• prestați servicii către o persoană impozabilă din alt stat membru, iar locul prestării se află în statul clientului (taxare inversă la beneficiar);
• cumpărați bunuri sau servicii de la un furnizor din UE și doriți să confirmați că partenerul este înregistrat corect.

Cum verificați un cod de TVA în VIES, pas cu pas

Ce înseamnă rezultatul

• „Număr de TVA valid” – codul este activ pentru operațiuni intracomunitare la data interogării. Unele state afișează și denumirea și adresa titularului; altele nu le afișează, din motive de protecție a datelor.
• „Număr de TVA invalid pentru operațiuni transfrontaliere în interiorul UE” – codul nu este înregistrat sau nu este activ pentru astfel de operațiuni. Înainte de facturare, cereți clientului confirmarea codului și verificați din nou.
• Eroare de serviciu / stat membru indisponibil – baza de date națională nu a răspuns. Reveniți mai târziu; nu interpretați acest mesaj ca invalidare.

De ce contează data verificării

Validitatea unui cod se poate schimba în timp. Este o practică prudentă ca verificarea să fie făcută înainte de fiecare tranzacție importantă sau periodic pentru partenerii constanți, iar dovada să fie păstrată în dosarul tranzacției, alături de factură, contract și documentele de transport.

Codul de TVA intracomunitar în România: ce trebuie să știți

În România, înregistrarea în scopuri de TVA este reglementată de Codul fiscal – Legea nr. 227/2015. Există două forme principale:

• înregistrarea „normală”, conform art. 316 din Codul fiscal, pentru persoanele impozabile care depășesc plafonul de scutire sau optează pentru înregistrare;
• înregistrarea specială, conform art. 317 din Codul fiscal, folosită în principal de firmele și PFA-urile neplătitoare de TVA care efectuează achiziții intracomunitare de bunuri peste plafon sau care primesc ori prestează anumite servicii în relație cu parteneri din alte state membre.

Codul obținut potrivit art. 317 poate fi folosit numai pentru operațiunile pentru care a fost acordat. Obținerea lui nu transformă automat contribuabilul într-un plătitor de TVA pentru toate operațiunile interne.

Registrul operatorilor intracomunitari (ROI)

Pentru a apărea „valid” în VIES ca operator român, nu este suficient codul de TVA: persoana trebuie să fie înscrisă și în Registrul operatorilor intracomunitari, gestionat de ANAF. Procedura de organizare și funcționare a registrului este publicată de ANAF (Descarcă gratuitprocedura ROI). Potrivit acesteia, înscrierea se face la cerere, înainte de efectuarea operațiunilor intracomunitare, iar în registru nu se înscriu, printre altele:

• persoanele care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA potrivit art. 316 sau 317 din Codul fiscal;
• persoanele cărora le-a fost anulată înregistrarea în scopuri de TVA;
• persoanele impozabile care au ca asociat sau administrator o persoană față de care s-a dispus punerea în mișcare a acțiunii penale ori care are înscrise în cazierul judiciar infracțiuni în legătură cu operațiunile intracomunitare.

Radierea din registru se poate face la cerere sau din oficiu, de către organul fiscal. Dacă un client român vă spune că „are cod de TVA”, dar VIES îl afișează invalid, una dintre cauzele frecvente este lipsa înscrierii în ROI.

Ce declarații urmează după o operațiune intracomunitară

Operațiunile intracomunitare se raportează în declarația recapitulativă (formularul 390 VIES), prevăzută de art. 325 din Codul fiscal. Declarația se depune, de regulă, lunar, până la data de 25 inclusiv a lunii următoare celei în care a intervenit exigibilitatea taxei, pentru lunile în care au existat astfel de operațiuni. Informațiile din declarația 390 sunt cele pe care autoritățile fiscale din celelalte state le compară cu declarațiile partenerilor.

Persoanele înregistrate conform art. 317 au, în plus, obligații specifice de declarare a taxei pentru achizițiile și serviciile primite pentru care sunt obligate la plata TVA. Formularele și instrucțiunile actualizate sunt publicate pe site-ul ANAF.

Greșeli frecvente

Resurse și Articole Relevante

📖 Lectură recomandată: SPV ANAF: cum vă înregistrați și ce puteți face în Spațiul Privat Virtual

Întrebări frecvente

Verificarea în VIES costă ceva?

Nu. Serviciul Comisiei Europene este gratuit și nu necesită cont.

Pot verifica în VIES o firmă din afara UE?

Nu. VIES acoperă numai codurile de TVA atribuite de statele membre ale UE și codurile pentru Irlanda de Nord, în limitele stabilite de normele UE.

Codul meu românesc apare invalid. Ce fac?

Verificați dacă sunteți înregistrat în scopuri de TVA și înscris în Registrul operatorilor intracomunitari. Dacă nu, depuneți cererea la organul fiscal competent, cu formularele publicate de ANAF.

Cât de des trebuie să verific un partener?

Legea nu stabilește o frecvență fixă. O practică prudentă este verificarea înaintea primei tranzacții și apoi periodic, mai ales înainte de facturi cu valori importante.

Exemple practice

Livrare de bunuri către un client din Germania

O firmă din Târgu Mureș vinde echipamente unui client german. Înainte de emiterea facturii, verifică în VIES codul DE al clientului și salvează rezultatul „valid”. Factura se emite fără TVA românesc, cu mențiunea privind scutirea pentru livrarea intracomunitară, iar operațiunea se raportează în declarația 390 pentru luna respectivă. Firma păstrează și documentele de transport care dovedesc că bunurile au plecat din România.

Servicii de programare pentru un client din Ungaria

Un PFA neplătitor de TVA prestează servicii IT pentru o firmă din Ungaria. Pentru că locul prestării este, de regulă, în statul beneficiarului persoană impozabilă, PFA-ul are nevoie de un cod de TVA obținut potrivit art. 317 din Codul fiscal și de înscrierea în ROI. Factura se emite fără TVA, cu mențiunea „taxare inversă”, iar serviciul se raportează în declarația 390.

Abonament software cumpărat de la un furnizor din Irlanda

O firmă mică, neplătitoare de TVA, cumpără un abonament software de la un furnizor irlandez. Pentru că serviciul este primit de o persoană impozabilă din România, TVA se datorează în România prin taxare inversă, iar firma trebuie să fie înregistrată conform art. 317 și să declare taxa. Furnizorul va verifica în VIES codul românesc al firmei; dacă acesta apare invalid, furnizorul poate factura cu TVA-ul statului său.

Lista de verificare înainte de o operațiune intracomunitară

• Firma este înregistrată în scopuri de TVA (art. 316 sau art. 317 din Codul fiscal)?
• Firma este înscrisă în Registrul operatorilor intracomunitari?
• Codul partenerului a fost verificat în VIES, iar dovada este salvată cu data?
• Datele partenerului din VIES corespund cu cele din contract și factură?
• Factura conține mențiunile obligatorii pentru scutire sau taxare inversă?
• Există documente de transport (pentru bunuri) sau dovada prestării (pentru servicii)?
• Operațiunea a fost inclusă în declarația 390 pentru luna corectă?

Această listă nu înlocuiește analiza fiscală a fiecărei tranzacții, dar acoperă verificările care, în practică, sunt cel mai des omise.

Pe scurt

Verificarea în VIES durează un minut, dar poate preveni probleme fiscale importante. Verificați codul partenerului înainte de facturare, păstrați dovada datată, asigurați-vă că propria firmă este înscrisă în Registrul operatorilor intracomunitari și raportați corect operațiunile în declarația 390.

Pentru situații concrete – structurarea unei tranzacții intracomunitare, o notificare ANAF privind operațiuni cu parteneri din UE sau înregistrarea în scopuri de TVA – puteți consulta pagina noastră de asistență în materie de TVA, calculatorul TVA sau ne puteți contacta la 0740 011 411.

Surse oficiale consultate

• Comisia Europeană – VIES, verificarea numărului de TVA
• Codul fiscal – Legea nr. 227/2015, art. 316, 317 și 325, forma consolidată
• ANAF – Descarcă gratuitProcedura de organizare și funcționare a Registrului operatorilor intracomunitari
• ANAF – Descarcă gratuitInstrucțiuni de completare a cererii de înregistrare în ROI

Material cu caracter informativ, actualizat în 2026. Nu înlocuiește analiza unui caz concret.

Ghiduri conexe: SPV ANAF · Contestația la decizia de impunere ANAF.