Hotărârea Guvernului nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților – ReGES-Online

Prezentare generală

Hotărârea Guvernului nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților – REGES-ONLINE a fost adoptată la 27 martie 2025 și publicată în Monitorul Oficial nr. 279 din 31 martie 2025 1 2. Actul a fost emis în temeiul art. 108 din Constituție și al art. 34 alin. (7) din Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, care împuternicește Guvernul să stabilească prin hotărâre metodologia registrului general de evidență a salariaților 1 3.

Potrivit art. 14 din hotărâre, actul a intrat în vigoare chiar la data publicării, 31 martie 2025, cu excepția art. 9 (contravențiile de drept comun) și a art. 11 alin. (3)-(4) (sancțiunile pentru neînregistrarea în Registru), care au intrat în vigoare la 30 de zile de la publicare 1. Nu este corect, așadar, să se afirme că noul sistem produce efecte abia de la 1 ianuarie 2026 – acesta este operațional încă din primăvara anului 2025, platforma reges.inspectiamuncii.ro fiind disponibilă publicului din 1 aprilie 2025 4.

Denumirea corectă a noului registru, folosită în textul oficial, este REGES-ONLINE (platforma informatică este găzduită la reges.inspectiamuncii.ro), iar nu „ReGES-Online" ca marcă distinctă – termenul folosit curent în comunicare este însă „ReGES". Aplicația anterioară rămâne, pentru o perioadă tranzitorie, accesibilă prin același portal 4.

HG nr. 295/2025 abrogă vechea reglementare – HG nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților –, dar nu imediat: potrivit art. 15, abrogarea operează la 6 luni de la intrarea în vigoare a noii hotărâri 1. Acest termen, ca și termenul de înregistrare obligatorie a angajatorilor în Registru prevăzut de art. 11 alin. (1)-(2), a fost prelungit prin Ordonanța de urgență nr. 46/2025, publicată în Monitorul Oficial nr. 863 din 19 septembrie 2025, până la data de 31 decembrie 2025 1. Practic, vechiul sistem a continuat să coexiste cu REGES-ONLINE până la finele anului 2025.

Cine are obligații potrivit noii reglementări

Potrivit art. 1 din HG nr. 295/2025, obligația de a întocmi și transmite date în Registru revine: persoanelor fizice sau juridice de drept privat; instituțiilor/autorităților publice și altor entități juridice care angajează personal cu contract individual de muncă; precum și misiunilor diplomatice, oficiilor consulare ale altor state și reprezentanțelor organizațiilor internaționale acreditate în România, pentru personalul angajat local 1.

Un element de noutate îl reprezintă figura „prestatorului" (art. 2 lit. b): persoana fizică autorizată, întreprinderea individuală/familială, expertul contabil sau societatea de contabilitate ori altă persoană juridică ce, printr-un contract de prestări servicii, efectuează pentru angajator completarea și transmiterea datelor în Registru 1 5. Angajatorii care externalizează acest serviciu trebuie să transmită datele de identificare ale prestatorului și datele contractului de prestări servicii, în 3 zile lucrătoare de la încheiere/încetare (art. 3 alin. 9-10); prestatorii nu pot subcontracta serviciul (art. 3 alin. 8) 1.

Completarea și transmiterea datelor se fac de salariați desemnați prin decizie scrisă a angajatorului (sau, după caz, a prestatorului), cu respectarea legislației privind protecția datelor cu caracter personal 1.

Termenele de transmitere a datelor

Art. 3 alin. (1) și art. 5 alin. (1) lit. a) din HG nr. 295/2025 păstrează regula generală deja cunoscută din legislația anterioară: elementele contractului individual de muncă legate de încheierea raportului de muncă se transmit în Registru cel târziu în ziua anterioară începerii activității 1 2. Pentru alte situații, art. 5 stabilește termene diferențiate:

• datele privind transferul salariatului se transmit în 5 zile lucrătoare de la data transferului;
• datele privind începerea/încetarea unei detașări se transmit cel târziu în ziua anterioară producerii evenimentului;
• suspendarea/încetarea suspendării contractului se transmite, de regulă, cel târziu în ziua anterioară, cu excepția suspendărilor pe bază de certificat medical, a absențelor nemotivate și a cazurilor de forță majoră, pentru care termenul este de 3 zile lucrătoare de la înregistrarea documentului, respectiv de la data suspendării;
• încetarea contractului se transmite cel târziu la data încetării sau a luării la cunoștință a evenimentului care a determinat încetarea 1 2.

Modificările ulterioare ale datelor au, la rândul lor, termene proprii (art. 5 alin. 2-7): 3 zile lucrătoare pentru anumite elemente (de exemplu date de identificare, acte adiționale), cel târziu în ziua anterioară pentru alte categorii, 10 zile lucrătoare de la luarea la cunoștință a unei hotărâri judecătorești care determină modificarea, respectiv 20 de zile lucrătoare pentru modificările prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. j) 1. Nu există în textul oficial un termen general unic de „3 zile lucrătoare" aplicabil tuturor modificărilor, așa cum sugera varianta anterioară a acestui material – termenele variază în funcție de tipul datei modificate.

Contravenții și sancțiuni

Sistemul sancționator este mai detaliat decât sub vechea reglementare și este reglementat de art. 9 și art. 11 din hotărâre, cu aplicarea Ordonanței Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravențiilor (art. 13) 1. Printre amenzile prevăzute expres:

• netransmiterea, în termen, a elementelor privind angajarea, transferul, detașarea sau suspendarea contractului: amenzi de la 3.000 lei la 8.000 lei, diferențiate pe tip de situație (art. 9 alin. 2);
• netransmiterea anumitor modificări ale datelor: amendă de 5.000–8.000 lei (art. 9 alin. 3);
• completarea Registrului cu date eronate/incomplete, respectiv nerespectarea obligațiilor legate de contractele cu prestatorii: amendă de 3.000–6.000 lei (art. 9 alin. 4);
• nepăstrarea dosarului personal la sediul angajatorului: amendă de 3.000–6.000 lei (art. 9 alin. 5);
• neînregistrarea angajatorului în Registru, în termenul legal: amendă de 15.000–20.000 lei (art. 11 alin. 3);
• netransmiterea elementelor contractelor active care nu se regăsesc deja în sistemul informatic: amendă de 5.000–10.000 lei (art. 11 alin. 4) 1.

Netransmiterea cel târziu în ziua anterioară a datelor privind primii angajați (art. 9 alin. 1) este sancționată potrivit art. 260 alin. (1) lit. e^1) din Codul muncii, nu printr-o amendă fixă stabilită de hotărâre. Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor revin inspectorilor de muncă (art. 9 alin. 7, art. 11 alin. 5) 1.

Dosarul personal și drepturile salariaților

Art. 8 menține și detaliază obligația angajatorului de a întocmi și păstra, la sediu, un dosar personal pentru fiecare salariat, cuprinzând actele de angajare, contractul individual de muncă, actele adiționale, actele de studii/calificare și documentele care justifică înregistrările din Registru 1. Dacă părțile au optat pentru semnătură electronică avansată sau calificată la încheierea/modificarea contractului, dosarul se poate ține în format electronic (art. 8 alin. 2) 1.

La solicitarea scrisă a salariatului sau a fostului salariat, angajatorul trebuie să elibereze, în cel mult 15 zile lucrătoare, copii ale documentelor din dosar, respectiv o adeverință privind activitatea, durata, salariul și vechimea (art. 8 alin. 4 și 7) 1. La încetarea raportului de muncă, angajatorul eliberează din oficiu o asemenea adeverință și un extras din Registru (art. 8 alin. 6) 1.

Dreptul salariaților de a accesa online propriile date nu derivă din HG nr. 295/2025, ci din art. 34 alin. (5^1) din Codul muncii, introdus prin Legea nr. 144/2022: accesul se limitează la vizualizare, descărcare și tipărire, respectiv la generarea unui extras 3 1. Salariații nu pot modifica direct datele în REGES-ONLINE; corectarea rămâne o obligație exclusivă a angajatorului, inclusiv potrivit informațiilor de utilizare publicate de Inspecția Muncii 6.

Rolul Inspecției Muncii și interoperabilitatea

Inspecția Muncii administrează baza de date REGES-ONLINE în calitate de operator de date cu caracter personal, fără a putea interveni asupra datelor pe care legea le rezervă exclusiv angajatorilor (art. 6) 1. Accesul altor autorități/instituții publice la informațiile din Registru este permis doar dacă actul lor normativ de organizare le conferă acest drept, și numai în baza unor protocoale de colaborare încheiate cu Inspecția Muncii și publicate pe site-ul acesteia (art. 10) 1. Hotărârea nu descrie fluxuri automate de interoperabilitate cu ANAF sau CNPP; această afirmație nu a putut fi confirmată prin surse oficiale.

Ce trebuie să facă angajatorii

• Să se asigure că sunt înregistrați cu Registrul propriu în platforma REGES-ONLINE; obligația, inițial de 6 luni de la intrarea în vigoare, a fost prelungită prin OUG nr. 46/2025 până la 31 decembrie 2025 1.
• Să desemneze prin decizie scrisă persoana/persoanele responsabile cu completarea și transmiterea datelor, cu respectarea protecției datelor cu caracter personal 1.
• Să respecte termenele diferențiate de transmitere prevăzute la art. 5, în funcție de tipul evenimentului (angajare, transfer, detașare, suspendare, încetare, modificări) 1.
• Să mențină la zi dosarul personal al fiecărui salariat și să răspundă, în termen, solicitărilor de eliberare a copiilor sau adeverințelor 1.
• Dacă apelează la un prestator extern, să transmită în 3 zile lucrătoare datele privind încheierea/încetarea contractului de prestări servicii 1.

Surse oficiale verificate

1. legislatie.just.ro – HOTĂRÂRE nr. 295 din 27 martie 2025 privind Registrul general de evidență a salariaților - REGES-ONLINE — verificat la data prezentei analize.
2. sintact.ro – Art. 5 din HG 295/2025 (reproducere a textului consolidat) — verificat la data prezentei analize.
3. legislatie.just.ro – Codul muncii (Legea nr. 53/2003), formă actualizată, art. 34 și 34^1 — verificat la data prezentei analize.
4. inspectiamuncii.ro – Precizări cu privire la REGES-Online — verificat la data prezentei analize.
5. rauflorin.ro – text HG 295/2025 (copie de lucru a actului publicat în Monitorul Oficial) — verificat la data prezentei analize.
6. reges.inspectiamuncii.ro – Întrebări frecvente REGES-Online — verificat la data prezentei analize.

Acest material are caracter informativ general și nu constituie consultanță juridică pentru o situație concretă.